Service 01 · AI-Receptionist

Zo werkt de
AI-receptionist.

Elke lead binnen de minuut opgevolgd, 24/7, op WhatsApp en DM. Hoe getraind, hoe gebouwd, en wat zie jij ervan terug.

3 minuten lezen

Het probleem dat je elke maand verliest

Leads zijn warm.
Maar vluchtig.

Iemand vult een formulier in om 22u op de bank. Maandagochtend ben jij in de club, geen tijd om te bellen, en de lead is alweer aan iets anders bezig. Tegen donderdag is de interesse weg.

De AI-receptionist begint binnen de minuut een gesprek op WhatsApp. Niet pas later. Niet als jij tijd hebt. Direct.

78%

van de verkoop

gaat naar het eerst-reagerende bedrijf

21×

hogere conversie

bij reactie binnen 5 minuten ipv 30 minuten

Eerst trainen. Dan lanceren.

De AI leert jouw club kennen.
Niet de gemiddelde fitness club.

Voor de eerste lead binnenkomt, voeden we de AI met alles wat ze moet weten. Wat jij in 10 jaar geleerd hebt, leert zij in één week.

1

Aanbod & prijzen

Welke proefformules, contracten, kortingen. Wat geldt voor wie.

2

Openingstijden & locatie

Wanneer kan iemand komen, welke parking, hoe vinden ze de club.

3

Tone-of-voice

Spreekt zij Vlaams of Nederlands? Formeel of relaxed? Met of zonder humor.

4

FAQ (10-20 vragen)

Wat vragen mensen die NIET via een formulier komen? Die antwoorden voeden we direct in.

📷

Training-formulier

Screenshot komt later · Hier zie je het CloseBot Knowledgebase-formulier dat je tijdens onboarding invult. Aanbod, FAQ, schrijfstijl komen hier samen.

Belofte

“Alles wat jij in 10 jaar geleerd hebt over je club, leert zij in een week.”

Echt gesprek · FitalityClubs Berchem · afspraak + vriend

Willy vult een formulier in.
Twee uur later: twee afspraken.

09:36

Willy vult lidmaatschapstest in. Julia stuurt eerste bericht binnen de minuut.

10:24

Willy wil een ochtendafspraak. Julia stelt vrijdag 09:30 voor.

10:25

Afspraak vastgelegd. Julia vraagt of hij een vriend wil meenemen.

11:23

Willy stuurt zijn vriend Herman door. Julia voegt hem toe + agenda-links.

Eén lead wordt twee afspraken. Zonder dat iemand uit jouw team iets heeft moeten doen.

WhatsApp · jouw club · online

Hallo Willy, ik zie dat je de lidmaatschapstest hebt ingevuld en je graag wat opvolging wilt. Als beginner met al wat fitnesservaring ben je bij ons op de juiste plek. Hoe voel je je over het idee om samen je doelen te bereiken? Groetjes, Julia 😄

09:36 ✓✓

De eerstvolgende ochtendafspraak is op vrijdag 4 april om 09:30. Werkt dat voor jou?

10:24 ✓✓

Super, ik heb je afspraak vastgelegd voor vrijdag 4 april om 09:30. By the way, wil je dat ik een vriend toevoeg zodat jullie samen kunnen sporten? Dit leidt vaak tot extra motivatie. 😊

10:25 ✓✓

Ja ik wil een vriend toevoegen. Herman Meyssen +32...

11:23

Ik heb Herman toegevoegd aan je afspraak. Hier zijn de links om de afspraak aan je agenda toe te voegen 📅

11:23 ✓✓

Echt gesprek · last-minute verzetting

Mensen verzetten.
Wij vangen het op.

Mensen krijgen migraine, ziek kind, last-minute werk. Verzetten is normaal. Wat NIET normaal is: niets meer horen en de lead kwijt zijn. Julia handelt elke verzetting menselijk en direct af.

Wanneer

Lead vraagt zelf om te verzetten via WhatsApp.

Reactie · binnen 2 minuten

AI begrijpt de reden, toont empathie, stelt direct alternatieven voor.

Resultaat

Verzettingen worden afspraken. No-shows dalen, intakes blijven gevuld.

WhatsApp · verzetting-flow

Top, ik heb je gratis try-out ingepland op dinsdag 12/05 om 19:30 bij de club. Je kan voor de deur parkeren. Tot dan!

00:34 ✓✓

Beste, zou ik de proefles naar vrijdag kunnen zetten? Heb straks afspraak met de dokter, vermoeden van bronchitis.

14:13

Beterschap! Geen probleem, ik verzet je proefles naar vrijdag. Welk tijdstip past best, 18:00 of 19:30?

14:15 ✓✓

19:30 graag, dank u 🙏

14:17

Genoteerd! Vrijdag 19:30, jouw plek staat klaar. Beterschap met die bronchitis 💚

14:17 ✓✓

Geen verborgen proces · alle gesprekken meteen op jouw scherm

Elk gesprek is leesbaar.
Elke afspraak zichtbaar.

📷

Gesprekken-overzicht in GHL

Screenshot komt later · Lijst van alle AI-gesprekken per contact. Klik op een naam om de hele conversatie te lezen.

📷

Agenda met geboekte intakes

Screenshot komt later · Alle afspraken die de AI ingeboekt heeft, met status (bevestigd, no-show, voltooid, herboekt).

Jij hoeft niet bij elk gesprek te kijken. Maar als je nieuwsgierig bent of iets klopt niet, ligt alles voor je open. Tijdens de onboarding-call lopen we het systeem met je door.

Bot getraind. Nu een nummer.

Volgende: jouw
eigen marketing-nummer.

Eén Belgisch of Nederlands nummer voor WhatsApp, SMS én bellen. Inkomende calls, uitgaande follow-ups, gespreksopnames, AI-transcripten. Jouw eigen club-nummer blijft ongemoeid.

Bekijk wat erin zit ›

‹ Terug naar welkom Wat mag je verwachten? ›

Zo werkt deAI-receptionist.

Leads zijn warm.Maar vluchtig.

De AI leert jouw club kennen.Niet de gemiddelde fitness club.

Willy vult een formulier in.Twee uur later: twee afspraken.

Mensen verzetten.Wij vangen het op.

Elk gesprek is leesbaar.Elke afspraak zichtbaar.